NKF Media

Office Management & Teamassistenz (m/w/d)

  • Art: Vollzeit
  • Angelegt: vor 4 Wochen
  • ab: 01.08.2019
  • Bewerben: https://jobninja.com/jobs/Office-Management-Teamassistenz-m-w-d--1296008?fbclid=IwAR0FU_rJjEGbsjrYF9RADiGjPYrhi58FGB8Eib_dmC051Z_TMznEEUiged0

Standort: Gustav-Meyer-Allee 25, 13355 Berlin

Über uns

NKF Media gehört mittlerweile zum führenden Verlag-/Medienhaus für Startups, Digitalisierung und technologische Innovationen in Deutschland

Uns fasziniert die Ära der neuen Möglichkeiten und wir glauben daran, dass innovative Technologien und die Digitalisierung helfen können, die Welt zu einem besseren Ort zu machen. Mit diesen Veränderungen und den Unternehmen, die sie vorantreiben, beschäftigen wir uns in unseren Publikationen (Berlin Valley, The Hundert), Newsletter (Venture Daily) und auf unseren Events (NKF Summit, Digital Talents). Es gibt derzeit wahrscheinlich keine spannenderen Themen und kein ambitioniertes Medienhaus. NKF ist bewusst in Berlin, dem Epizentrum der deutschen Startup-Szene.

Deine Mission

  • Die Verantwortung für eine reibungslose Abwicklung aller Bestellungen wie Büromaterialien, Dienstleistungen, Team-Verpflegung/Catering etc. übernehmen.
  • Die erste Ansprechperson für jegliche Arten der Warenannahme/-ausgabe (Pakete o.ä.) im Unternehmen sein.
  • Den Posteingang und -ausgang (Empfang, Versand, Verfolgung) und den regelmäßigen Einzelversand unserer Magazine bearbeiten.
  • Für die allgemeine Unternehmens-Korrespondenz (national und international) verantwortlich sein inkl. eine systematischen Dokumenten-Ablage aufbauen und verwalten.
  • Die Koordination aller wichtigen Termine und Meetings machen, sowie die Verantwortung für die Meetingräume inkl. Bereitstellung von Arbeitsmaterialien, Gewährleistung der Raumordnung, sowie die Eindeckung auf den Tischen übernehmen. Dafür auch ein Buchungssystem einführen und bereichsübergreifende Spielregeln aufsetzen.
  • Die Gästebetreuung organisieren inkl. der Koordination der Anfahrt zum Büro (Taxifahrten / Fahrten von/zum Bahnhof/Flughafen) gegebenenfalls auch die Hotelbuchung.
  • Eine freundliche und professionelle Begrüßung, sowohl am Telefon als auch am Empfang, gewährleisten.
  • Die Ordnungshaltung im Büro und in der Küche beaufsichtigen und wenn notwendig Spielregeln aufsetzen und die Koordination der internen Team-Aufgaben (Frühschicht bei Telefondienst, Küchendienst etc.) übernehmen.
  • Den Team-Kalender koordinieren und aktuell halten.
  • Alle externen Dienstleister koordinieren, z.B. Handwerker, Putzdienst, IT-Support etc. (teilweise auch Vertrags- und Preisverhandlungen führen).
  • Die Erstellung und Verwaltung von bereichsübergreifende Dokumente/-templates (Telefon-Liste inkl. Telefonleitfaden für die Telefonzentrale, W-Lan, Passwörter etc.) übernehmen.
  • Diverse bereichsübergreifende Listen verwalten und stets aktuell halten.
  • Die regelmässige Instandhaltung der Bürogeräte gewährleisten (Scanner, Drucker, Beamer, sowie Telefon, -anlage und Anrufbeantworter).
  • Gewisse Teilbereiche als E-Büros, in Abstimmung mit der Geschäftsführung, vorantreiben.
  • Die Geschäftsführung bei sämtlichen Aufhängungen (Bilder, Informationen) an den Bürowänden unterstützen und diese auch gegebenenfalls übernehmen.
  • Die Verpflegung des Teams (Getränke, Einkäufe, Obst und Snacks), den Erste-Hilfe-Kasten, die Pflanzen- und Blumendekoration verantworten.
  • Auf eine strikte Mülltrennung und auf die Plastikvermeidung im Unternehmen achten.
  • Die Planung und Umsetzung sämtlicher Team-Aktivitäten wie Partys/Feiern, Teamevents, Geburtstage etc. (in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, Event-Abteilung und HR) durchführen.
  • Ebenso die Reiseplanung/ Travelmanagement für das gesamte Team (Bahn-, Flug- und Hotelbuchungen für berufliche Veranstaltungen und sonstige Geschäftsreisen)
  • Die Erfassung, Bearbeitung und Auszahlung der Reisekosten- und der Auslagen aller Teammitglieder machen.
  • Die Übernahme der Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung (Auftrags- und Rechnungserstellung, sowie Mahnung, Erfassung und Ablage eingehender Rechnungen und Kreditkartenabrechnungen) inkl. Verwaltung der Barkasse.
  • Die Termin- und Reisekoordination der Geschäftsführung abnehmen.
  • Und die Unterstützung der HR-Abteilung während der Onboarding- und Offboarding-Prozesse.

Qualifikationen

Du…

  • … hast entweder eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (Büro-/Industriekauffrau*mann, Steuerfachgehilfe*in) oder Du hast mindestens drei Jahre Berufserfahrung im Bereich Office Management.
  • … kennst Dich mit MS Office/Google Apps richtig gut aus.
  • … hast ausreichend Erfahrung im Umgang mit Tools für das Projektmanagement und die Buchhaltung (idealerweise Sevdesk).
  • … besitzt Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau. Zusätzlich sind sehr gute Englischkenntnisse vorhanden.
  • … hast eine selbständige, zuverlässige und effektive Arbeitsweise, sowie ausgezeichnete analytische Fähigkeiten und eine schnelle Auffassungsgabe.
  • … bist ein*e echte*r Teamplayer*in und stehst immer voll und ganz hinter dem Team und dem Unternehmen.
  • … besitzt eine gesunde Portion an Gelassenheit, bist mehrheitlich gut gelaunt, gepaart ist dies mit einer natürlichen Begeisterungsfähigkeit.
  • … bist ein Organisationstalent, bist absolut zuverlässig und Dein Verantwortungsbewusstsein lässt keine Wünsche offen.
  • … siehst es als selbstverständlich an, ein professionelles und gepflegtes Erscheinungsbild zu haben (gerne auch nonkonform).
  • … liebst es serviceorientiert aufzutreten und lösungsorientiert zu handeln – Du bist einfach ein*e aufmerksame*r Zuhörer*in!
  • … bleibst bei kurzfristig anfallenden Aufgaben ruhig und lösungsorientiert und erledigst alles gewohnt routiniert.
  • … liebst ein exzellentes Zeitmanagement und wurdest des öfteren auch schon dafür bewundert.
  • … hast immer ein offenes Ohr und bist empathisch, ohne das Ziel vor Augen zu verlieren.
  • … lebst Fortschritt und bezeichnest Dich als Digital Native oder mindestens als stark digitalaffinen Menschen.
  • … bist getrieben von einem permanenten Wunsch nach Optimierung der eigenen Arbeitsprozesse und reflektierst permanent den Status Quo.
  • … findest Dich schnell in neue Themen rein und bist davon überzeugt, dass es für jedes Problem auch immer ein Lösung gibt.
  • … schreckst nicht davor ab, Verantwortung zu übernehmen und unternehmerisch zu denken und zu handeln.
  • … findest „Dienst nach Vorschrift“ überholt und nicht zeitgemäß, denn Du hinterfragst und optimierst zu gerne.
  • … bist daher immer neugierig und hast einen großen Wissensdurst und lernst für Dein Leben gerne Neues.
  • … stellst als Team-Assistent*in den „glücklichen Mitarbeiter“ in den Mittelpunkt Deines Schaffens, denn Du hast ein „Kümmerer-Gen“ und freust Dich, wenn es anderen gut geht
  • … siehst den Ordnungscheck bei Deinem letzten Rundgang durch das Büro als selbstverständlich an.

Bitte bringe eine abgeschlossene Berufsausbildung oder mehrere Jahre Berufserfahrung mit, damit du ein*e kompetente*r Ansprechpartner für die Geschäftsführung sein kannst und das Unternehmen durch die Gewährung eines reibungslosen Geschäftsablaufs, in allen organisatorischen und administrativen Belangen, unterstützen kannst!

Warum wir?

  • Weil unser Unternehmen seinen Mitarbeitern in allen Belangen ein vorbildliches Office-Environment ermöglichen will und ein Team haben möchte, das sich bei uns so wohl fühlt, dass es nicht mehr weg möchte!
  • Wenn Du nach einem Job suchst, worin Du eine zentrale Rolle in der Gestaltung einer innovativen Bürokultur spielen kannst und davon überzeugt bist, dass eine wohlfühlende Büroatmosphäre und ein vorbildlicher Arbeitsplatz die Produktivität, Zusammenarbeit und Kreativität fördert? Dann bist Du bei uns genau richtig, denn hier darfst Du eine einzigartige Büro-Atmosphäre gestalten! Dafür bekommst du von uns:
  • Ein Jahresgehalt zwischen 36.000 – 39.000 EUR Brutto
  • Überdurchschnittliche Anzahl an Urlaubstagen
  • Einen unbefristeten Arbeitsvertrag
  • Einen systematischen Karrierepfad zur Beförderung mit Zielen und Unterstützung beim Wunsch nach Weiterbildung
  • Ein sehr nettes Team aus erfahrenen Leuten, die Dich unterstützten
  • Eine intensiven Einarbeitung mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung in einem dynamischen und unternehmerisch geprägten Umfeld
  • Viel Gestaltungsspielraum für neue Ideen mit schnellen und kurzen Entscheidungswege
  • Flache Hierarchien und eine offene Kommunikation
  • Zahlreichen Unternehmens- und Teamevents, sowie kostenlosen Zugang zu fast allen Events des Startup-Ökosystems (CeBit, Noah, TOA, OMR, Bits & Pretzels etc.)
  • Ein Loft-Büro im GSG-Hof in Berlin-Wedding/Mitte, optimal an die öffentlichen Verkehrsmittel angeschlossen, mit moderner Ausstattung

Wenn Du Dich hundertprozentig damit identifizieren kannst und das Dein Traumjob sein könnte, dann freuen wir uns riesig auf Deine Bewerbungsunterlagen!